Automatyzacja księgowości: wyzwania i sukcesy w praktyce

Najbardziej skuteczne rozmowy o procesach i systemach komputerowych są twarzą w twarz. Zwłaszcza z osobami mało- lub średniotechnicznymi. Można pokazać palcem odpowiednią opcję, narysować coś na kartce czy przejąć na chwilę myszkę.

Pracuję obecnie nad usprawnieniem obiegu i przygotowania dokumentów księgowo-administracyjnych dla firmy zatrudniającej ponad 20 pracowników. Automatyczne raporty kasowe i przelewy, oszczędności na księgowaniu dokumentów.

Jestem na etapie, w którym zgromadziliśmy w wFirma wszystkie wydatki z kwietnia. Użyliśmy OCR.

Okazało się jednak, że:

1. Wiele skanów faktur nie jest poprawnie odczytywana i w około połowie przypadków wymaga poprawy jednego lub kilku pól.
2. wFirma nie umożliwia eksportu faktur kosztowych do innych systemów. A księgowa korzysta z Rewizor Nexo Pro.

Udało nam się jednak zaciągnąć deklarację JPK, co załatwia nam automatyczny import 95% faktur.

Tego dowiedziałem się na miejscu, u księgowej. Gdybym próbował to na telefon zrobić, to najprawdopodobniej zderzyłbym się ze ścianą problemów technicznych. Opór osób, które “zawsze tak robiły” jest spory.

Dodatkową korzyść zapewniło pytanie ze strony księgowej (która zna wielu moich potencjalnych klientów): “Pan jest informatykiem?” Wyjaśniłem, że nie naprawię drukarki, ale pomogę zintegrować ze sobą systemy komputerowe, czy napisać brakujący program, aby usprawnić codzienne zadania w firmie.

I taki program właśnie wczoraj napisałem. Służy do podzielenia deklaracji na kilka grup kosztów. Przykładowo, w hotelarstwie koszty spożywcze można zaksięgować automatycznie do jednego konta. Wydzielenie tej grupy kosztów znacznie przyspiesza proces.

Teraz przechodzimy do fazy testów. Zazwyczaj sugeruję w takiej sytuacji kilka tygodni lub miesięcy w nowych warunkach, aby sprawdzić wszystkie punkty krytyczne, rozwiązać pojawiające się problemy (często natury nawykowej) i ocenić korzyści. Przerywanie wdrożenia tylko dlatego, że komuś zrobiło się nagle mniej wygodnie, jest prostym przepisem na powrót do nieefektywnego status quo.

Warto spróbować przez jakiś czas robić rzeczy nową metodą. I warto ustalić ten czas, po jakim ocenimy rezultaty i podejmiemy decyzję.

Dlatego też najlepiej, jeśli zmiany wprowadzane są stopniowo. Małą łyżeczką. I nie bać się mówić wprost o problemach, wynikających ze zmian. One zawsze się pojawią. Zawsze. Za to dobra komunikacja podczas konsultingu odpowiednio ustawia oczekiwania co do korzyści.

A jeśli chcesz sprawdzić, co można usprawnić lub czy inwestycja w konsulting i automatyzacje przyniesie zwrot w Twojej firmie, to umów się na bezpłatną konsultację online ↗.