Jak onboarding może zmniejszyć rotację i zwiększyć efektywność Twojej firmy?

Uwielbiam optymalizowanie procesów i tworzenie systemów, które usprawniają działanie przedsiębiorstwa. Tak się złożyło, że pracowałem w branży, w której rotacja pracowników była całkiem spora. Mówię o hotelarstwie i gastronomii.

Często na stanowisko kelnerki czy pokojowej zgłaszały się osoby, które chciały sobie tymczasowo dorobić. Bo studia, bo dzieci, bo potrzebują nagle większych wpływów do budżetu, a mają trochę wolnego czasu.

Jako menedżer hotelu, przez 2 lata wypracowałem z pracownikami kilka narzędzi, które pozwoliły nam skutecznie rekrutować i szkolić nowych pracowników. Dlatego dzisiaj podzielę się swoimi doświadczeniami, praktycznymi poradami i materiałami, które pomogą zbudować wspierający system onboardingu nowych pracowników, czyli przywitania ich na pokładzie i szkolenia do etapu, w którym przynoszą wartość dla firmy.

Oczywiście rotacja występuje nie tylko w tej jednej branży i nie tylko z wymienionych powodów. Wynika ona czasem z… kiepskiego procesu onboardingu! Dlatego na początek wyjaśnię co rozumiem przez proces onboardingu i dlaczego warto go zbudować, a potem przejdę do porad jak zaimplementować taki system, aby był skuteczny i pomagał nam w codziennych obowiązkach, zamiast zwiększać biurokrację.

Co rozumiem przez onboarding?

Onboarding (z angielskiego) oznacza powitanie na pokładzie (statku). Mamy przez to na myśli proces wdrożenia nowego pracownika do firmy.

Obejmuje:

• Formalności: Przygotowanie dokumentów, logistyka pierwszego dnia, załatwienie niezbędnych narzędzi pracy (np. komputer, dostęp do systemów).
• Szkolenie wstępne: Wprowadzenie do obowiązków, przeszkolenie z kluczowych narzędzi i procedur.
• Integracja z zespołem: Zapoznanie z zespołem, mentoring, wprowadzenie do kultury organizacyjnej.
• Oczekiwania i cele: Wyznaczenie pierwszych zadań, ustalenie krótkoterminowych i długoterminowych celów pracownika.

Już teraz widać, że zrobiła nam się krótka lista. Jeśli pomyślimy o konkretnym stanowisku, to może nam się zacząć układać w głowie lista konkretnych czynności.

To lista kontrolna (tzw. checklista, od sprawdzania kolejnych pozycji na liście - check, check, check…). Będzie naszym podstawowym narzędziem.

Ale o tym powiemy dopiero w następnej części artykułu.

Zastanówmy się najpierw czy na pewno potrzebny jest nam ten proces onboardingu?

Dlaczego warto zbudować system onboardingu?

Nawiązałem już do tego we wstępie. Najbardziej sprawdza się wtedy, gdy mamy dużą rotację pracowników lub rotację na stanowiskach.

Zbudowanie systemu onboardingu to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla firmy. Dobrze przemyślany proces pozwala nie tylko na szybsze wdrożenie nowego pracownika, ale także na minimalizację błędów, zwiększenie zadowolenia zespołu i ułatwienie przekazywania obowiązków.

Redukcja błędów i zwiększenie efektywności

Jednym z największych atutów posiadania systemu onboardingu jest możliwość ciągłego doskonalenia procesu w oparciu o doświadczenia z pracy. Jeśli pracownik popełnia błąd, możemy dokonać rewizji naszych szkoleń i zastanowić się, czy to my nie popełniliśmy przypadkiem błędu w trakcie rekrutacji lub onboardingu.

Na przykład, jeśli po kilku miesiącach okazuje się, że pracownik nie został przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych i dane klientów wyciekły, możemy to szkolenie dodać do odpowiedniego miejsca w procesie, unikając podobnych problemów w przyszłości.

Systematyczne podejście do onboardingu pozwala również na standaryzację procesów, co minimalizuje ryzyko pominięcia ważnych informacji. Dzięki temu każdy nowy pracownik otrzymuje ten sam poziom wiedzy i przygotowania, co przekłada się na wyższą efektywność i mniejszą liczbę błędów.

Zwiększenie zadowolenia pracowników zmniejsza rotację

Skuteczny onboarding ma bezpośredni wpływ na zadowolenie pracowników. Proces ten pomaga nowym członkom zespołu szybko poczuć się częścią firmy, co zwiększa ich komfort i zaangażowanie.

Pracownik, który od początku czuje się dobrze wdrożony i wspierany, ma większe szanse na pozostanie w firmie na dłużej. To z kolei przekłada się na zmniejszenie rotacji, co jest korzystne zarówno pod względem kosztów, jak i stabilności zespołu.

Ułatwienie przekazywania obowiązków

Onboarding nie kończy się na wdrożeniu nowych pracowników. Jest także kluczowy w procesie przekazywania obowiązków członkom istniejącego zespołu. Oczywiście, takie lekcje odbieramy jako przedsiębiorcy i menedżerowie codziennie, ale ta wiedza pozostaje w naszych głowach.

Jeśli chcemy awansować lub zmienić zakres naszych obowiązków i ktoś ma nas zastąpić, to musimy (lub po prostu chcemy) przekazać całą naszą wiedzę w taki sposób, aby przedsiębiorstwo nie ucierpiało. Dobrze zorganizowany onboarding zapewnia, że proces przekazywania wiedzy jest przejrzysty i skuteczny, co minimalizuje ryzyko zakłóceń w funkcjonowaniu firmy.

W dłuższej perspektywie, solidny system onboardingu pozwala na stworzenie kultury organizacyjnej, w której nowi pracownicy szybko stają się pełnoprawnymi członkami zespołu, a zmiany kadrowe przebiegają sprawnie i bezproblemowo.

Kiedy warto zastanowić się nad zbudowaniem procesu onboardingu?

Duża rotacja:
Jeśli w Twojej firmie występuje wysoka rotacja pracowników, dobrze zorganizowany onboarding pomoże szybciej wdrożyć nowych członków zespołu, zmniejszając stres związany z częstymi zmianami kadrowymi. Ustandaryzowany proces onboardingowy zapewnia, że każdy nowy pracownik otrzymuje niezbędną wiedzę i wsparcie, co może zredukować liczbę błędów i poprawić zadowolenie.

Mało czasu:
Gdy zarządzasz firmą, w której brakuje czasu na indywidualne szkolenie każdego nowego pracownika, efektywny onboarding staje się kluczowy. Umożliwia szybkie i skuteczne przekazanie niezbędnych informacji, co pozwala nowemu pracownikowi szybciej rozpocząć pracę bez ciągłego nadzoru.

Planowane zwiększenie zatrudnienia:
Jeśli planujesz znaczące zwiększenie zatrudnienia, posiadanie ustrukturyzowanego systemu onboardingu jest niezbędne. Zapewnia on spójność w szkoleniu nowych pracowników, co pomaga zachować jakość i efektywność pracy nawet przy gwałtownym wzroście liczby zatrudnionych osób.

Planowana sprzedaż firmy: Jeśli przygotowujesz firmę do sprzedaży, dobrze zaprojektowany onboarding może być dodatkowym atutem. Pokazuje potencjalnym nabywcom, że firma posiada solidne, powtarzalne procesy, co może zwiększyć jej wartość. Ułatwia to również płynne przejęcie firmy przez nowych właścicieli, minimalizując ryzyko zakłóceń w działalności operacyjnej.

Zakres onboardingu

W korporacjach taki proces onboardingu może obejmować wiele procedur i etapów, natomiast ja skupiam się głównie na mniejszych firmach. Czy tam ma to sens? Jak najbardziej! Jako właściciele małych lub średnich przedsiębiorstw mamy stosunkowo mało czasu na robienie wszystkiego. Im mniej czasu musimy poświęcać na wprowadzenie pracownika, tym więcej czasu mamy na inne obowiązki, których przecież jest bez liku.

Taki proces możemy - i powinniśmy - dopasować do naszych potrzeb. Warto zacząć od najprostszego procesu, który możemy potem rozwijać, dokładając to, co uznamy za kluczowe.

Kiedy NIE warto robić procesu onboardingu?

Mimo że onboarding jest powszechnie uważany za kluczowy element wdrażania nowych pracowników, istnieją sytuacje, w których jego pełne wdrożenie może nie być konieczne lub może wymagać modyfikacji.

Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc zdecydować, czy proces onboardingu jest odpowiedni dla Twojej organizacji:

1. Krótki okres zatrudnienia:

Prace sezonowe lub tymczasowe: Jeśli zatrudniasz pracowników na krótki czas, na przykład na sezon wakacyjny lub na projekt, który trwa tylko kilka tygodni, pełen proces onboardingu może nie być opłacalny.

Zastępstwa na krótkie okresy: Gdy pracownik jest zatrudniany tylko na czas zastępstwa (np. na kilka tygodni), pełne wdrożenie do firmy może być zbędne.

W takich przypadkach lepszym rozwiązaniem może być uproszczony onboarding, który skupia się tylko na niezbędnych elementach.

2. Bardzo małe zespoły lub jednoosobowe działalności:

Brak formalnej struktury: W firmach, gdzie zespoły są bardzo małe lub w jednoosobowych działalnościach, proces onboardingu może być zbyt formalny. Jeśli wszyscy pracownicy współpracują bezpośrednio z właścicielem lub liderem zespołu, codzienne interakcje mogą zastąpić formalny proces onboardingu.

Praca głównie zdalna i niezależna: W przypadkach, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki całkowicie zdalnie i w pełni niezależnie, onboarding może ograniczyć się do krótkiego wprowadzenia do narzędzi i zadań, bez konieczności szerokiego wprowadzania w kulturę firmy czy integracji z zespołem.

3. Zatrudnianie pracowników z dużym doświadczeniem:

Specjaliści i eksperci: Jeśli zatrudniasz specjalistów z dużym doświadczeniem w branży, mogą oni nie wymagać pełnego onboardingu, zwłaszcza w zakresie technicznych umiejętności i obowiązków. W takich przypadkach warto skupić się na przekazaniu specyficznych informacji o firmie, które są niezbędne do efektywnego wykonywania pracy.

Kontraktorzy lub konsultanci: Profesjonaliści zatrudniani na kontrakty krótkoterminowe często mają doświadczenie, które pozwala im na szybkie dostosowanie się do nowych warunków bez potrzeby pełnego onboardingu.

4. Wysokie koszty versus korzyści:

Koszt onboardingu a czas zatrudnienia: Jeśli koszty związane z onboardingiem są znacznie wyższe niż korzyści, jakie może przynieść pracownik podczas swojego krótkiego zatrudnienia, warto rozważyć ograniczenie procesu onboardingowego do niezbędnego minimum.

Szybko zmieniająca się organizacja: W dynamicznie zmieniających się firmach, gdzie struktury i procedury często się zmieniają, czasochłonny onboarding może być niepraktyczny, szczególnie gdy nowi pracownicy muszą szybko adaptować się do zmieniających się warunków.

5. Specyficzne wymagania branżowe:

W niektórych branżach, gdzie zadania są bardzo proste i nie wymagają długiego wdrożenia (np. praca fizyczna o niskiej specjalizacji), pełny proces onboardingu może być niepotrzebny. W takich przypadkach wystarczy szybkie wprowadzenie do pracy i zasad BHP.

Podsumowanie

Dobrze przemyślany proces pozwala nie tylko na szybsze wdrożenie nowego pracownika, ale także na minimalizację błędów, zwiększenie zadowolenia zespołu i ułatwienie przekazywania obowiązków.

Gdy pracownik wie, czego się od niego oczekuje i jakie są możliwości rozwoju oraz czuje się wspierany, to chętniej zostanie w firmie. Zmniejsza nam to kosztowną rotację pracowników. Jeśli pracownik ma zostać, to lepiej, żeby był do tej pracy jak najlepiej przygotowany, zgodnie z dylematem:

Co jeśli wyszkolę, a on odejdzie? A co jeśli nie wyszkolę, a on zostanie?

Onboarding warto robić prawie w każdej sytuacji. Często wystarczy, żeby obejmował niezbędne minimum. Zacznij od prostego procesu, który możesz z czasem rozbudowywać.

Zobacz też:

• Jak stworzyć proces onboardingu? Praktyczne porady!

To dopiero wstęp do tworzenia efektywnych procesów i onboardingu. Jeśli chcesz zrobić to sprawnie, to możesz mnie zatrudnić:

• zmapuję i opiszę Twoje procesy,
• przygotuję bazę wiedzy,
• przeszkolę pracowników,
• upewnię się, że uda się przeprowadzić zmianę na lepsze

Umów się na bezpłatną 30-minutową konsultację!

• zadzwoń pod nr +48 691 059 529
• napisz na michal@kukla.tech lub…
• zarezerwuj spotkanie w Calendly ↗