Mój system zarządzania zadaniami

Czy jest jeden idealny program do zarządzania zadaniami? Nie. Każdy ma jakieś ograniczenia. Dlatego używam kilku.

Mam jednak jeden system do zarządzania zadaniami i dzisiaj o nim opowiem.

System do zarządzania… czym?

Zacznijmy jednak od pytania: dlaczego w ogóle potrzebujemy systemu do zarządzania zadaniami?

To trochę ćwiczenie ze samoświadomości. Zastanów się nad tym przez chwilę, zanim powiem Ci jak ja to widzę.

Już?

Zazwyczaj chcemy osiągnąć większą produktywność, czyli robić więcej w krótszym czasie. Po co? Żeby mieć więcej czasu dla siebie.

Ale ten czas dla siebie często nie nadchodzi. Biegamy w kółeczku, nigdy nie robiąc niczego ważnego.

Greg McKeown (Esencjalista) czy Stephen Covey (7 nawyków…) mówią o robieniu rzeczy ważnych w pierwszej kolejności (ang. first things first). I chcielibyśmy robić rzeczy ważne, choć często na przeszkodzie stają przykre obowiązki i inne nudne sprawy administracyjne, które są konieczne, aby zająć się tymi naprawdę ważnymi.

Często to, czego chcemy, wdrażając jakiś system zarządzania zadaniami, to tak naprawdę uniknięcie konsekwencji. A właściwie nawet nie tyle konsekwencji, co niepokoju (czasem po prostu stresu), który towarzyszy nam, kiedy zobowiążemy się do czegoś lub na czymś nam bardzo zależy (Jezu, kiedy ten urlop…).

I po latach szukania idealnego systemu doszedłem do jednego wniosku: nie pozbędę się tego niepokoju. On zawsze będzie mi towarzyszył.

Mogę go jednak zminimalizować i nauczyć się go akceptować. Jest to więc raczej system do zarządzania niepokojem.

Niepokój rośnie, gdy długo odwlekam pilne zadania albo gdy lista puchnie do rozmiarów, które nie mieszczą się w mojej pamięci krótkotrwałej (wg badań limit to jakieś 7 +/- 2 rzeczy - Miller, 1956).

Dlatego od lat zapisuję zadania w różnych miejscach i przetestowałem dziesiątki różnych rozwiązań. Świadomość, że mogę sobie zapisać ważną dla mnie sprawę i mi ona nie ucieknie, dała mi niesamowitą ulgę.

Zanotowanie zadania uwalnia nasz umysł od tego niepokoju, ale tylko pod warunkiem, że ufamy systemowi.

Jak działa mój system?

Co przechowuję w moim systemie?

Ogólnie wszystko to, co ma status do zrobienia, natomiast warto uświadomić sobie jakiego typu są to rzeczy:

wydarzenia (treningi, spotkania, wizyty lekarskie, wyjazdy, itp.)
zadania dotyczące projektów programistycznych (np. SlowTracker, SpeechZap)
checklisty z rzeczami do omówienia z innymi osobami
sprawy do załatwienia w domu
sprawy administracyjno-księgowe

Jakie narzędzia stosuję?

Jest ich trochę i każde do czegoś innego. Niektóre przechowują te same informacje, dlatego najpierw je wymienię, a potem omówię co gdzie trzymam.

Moje narzędzia:

SpeechZap
SlowTracker
Kalendarz Google
Shortcut ↗
Obsidian
Gmail
Google Keep
Alarm w telefonie
kartka papieru

Wydaje się dużo, co? Zacznę od końca.

Kartka papieru

Stosuję ją niezmiernie rzadko. Zazwyczaj wtedy, jak wszystko inne zawodzi i mam totalny chaos. Czyli dość rzadko. Kartkę wyciągam wtedy, kiedy mam zbyt wiele projektów na głowie i nie mam czasu na oczyszczenie głowy.

To ostatnia deska ratunku, kiedy mam pełno pilnych zadań, a moje systemy są przeciążone od natłoku. Jednak najczęściej stosuję Obsidian do spisania zadań na dziś.

Alarm w telefonie

To jedno z moich najbardziej podstawowych narzędzi. Mam ustawione mnóstwo alarmów:

6:50 - poranna (opcjonalna) pobudka z łagodną muzyką. Jak potrzebuje dospać, to dosypiam.
Poniedziałek 17:00 - czas na kolację na 2 godziny przed treningiem, żeby być najedzonym, ale nie dostać kolki.
Poniedziałek 18:30 - przygotować torbę na trening i w drogę.
15:00 codziennie - włączam, jeśli muszę odciążyć żonę i odebrać dzieci z przedszkola.

Ustawiam też minutniki, np. 6 min na zagotowanie jajek na miękko. Ale w kontekście zarządzania czasem, jak np. mam ochotę na spacer i godzinę do spotkania, wtedy nie planuję gdzie pójdę, tylko ustawiam minutnik na 25 minut i idę byle gdzie przed siebie. Gdy czas minie, to zawracam i idę tą samą drogą.

Tym sposobem nie stresuję się, czy zdążę ani nie muszę podejmować jakichkolwiek decyzji podczas spaceru, np. “czy to już mam wracać, czy jeszcze dojdę tu czy tam?”

Google Keep

Nie jest aż tak ważny, jak alarmy czy kalendarz, ale często stosuję do rzeczy spraw opcjonalnych. Najczęściej ustawiałem afirmacje i inne przypomnienia o tym, co dla mnie ważne, żeby zrobić zoom out. Najczęściej jednak są to przypomnienia opcjonalnych rutyn.

Przykładowo, piję codziennie rano na czczo siemię lnianie, bo pomaga mi to na moje problemy gastryczne. Jednak na przygotowanie go potrzeba ok. 2 godziny - przede wszystkim trzeba zalać wrzątkiem i poczekać aż wystygnie. Rano na to nie ma czasu.

Dlatego codziennie wieczorem na 20:00 mam ustawione powiadomienie, które mi o tym przypomina.

W Google Keep trzymamy też listę zakupów, którą współdzielimy z żoną. Łatwo się do niej dodaje i usuwa rzeczy, dlatego sprawdza się do tego celu idealnie. Nie musimy pisać ani dzwonić do siebie, jak któreś jest w sklepie lub się wybiera. Można w ramach jednej listy grupować rzeczy ze sobą, np. wg stoisk lub sklepów (co innego w biedrze, co innego na targu).

Kalendarz Google

Kalendarz to dla mnie miejsce święte. Zadania, które tutaj trafiają, mają pierwszeństwo przed wszystkimi innymi. Wszystkie inne systemy mogą pękać w szwach od zadań, świecić się na czerwono i migać powiadomieniami do upadłego, a i tak nie przebiją tego, co jest dodane do kalendarza.

Tutaj wpadają wszystkie zaplanowane wizyty lekarskie, spotkania bardziej i mniej oficjalne, rozmowy z klientami, mastermindy, wyjazdy, urlopy oraz przedstawienia, imprezy i treningi.

Mam kilka kalendarzy, w zależności od tego, czy dotyczy to całej rodziny, czy tylko mnie. Kalendarze mamy udostępnione i stanowią podstawę dla mojego Calendly ↗ do umawiania spotkań.

Kalendarz, podobnie jak lista zakupów, usprawnia też komunikację w rodzinie. Nie muszę pytać, czy coś planujemy na ten czy inny weekend, bo jeśli czegoś nie ma w kalendarzu, to znaczy, że nie planujemy. Proste. Oszczędza mnóstwo zamieszania.

Ponieważ zadania w kalendarzu są krytyczne, to bardzo ostrożnie dodaję coś do niego. Są dni, kiedy nie mam nic zaplanowanego, a w większość dni zablokowanych jest tylko kilka godzin i to najczęściej dotyczy treningów.

Unikam blokowania czasu na nawyki. Zdarza mi się to, ale często traktuję to wtedy jako eksperyment.

Ogólnie kieruję się zasadą, że im więcej przestrzeni w kalendarzu, tym większy spokój i elastyczność. A to dla mnie podstawy dobrego planowania.

Remember The Milk

Używam bezpłatnej wersji Remember The Milk (a nie np. Todoist) z kilku powodów.

Czy potrzebuję wersji Pro?

Są tam przypomnienia, ale ja ich nie używam. Mam włączoną aplikację non-stop na komputerze (pin w przeglądarce) i zerkam tam regularnie, więc widzę co mam do zrobienia.

Kolorowe tagi? Praktycznie nie używam tagów do zadań W RTM (w Gmail to co innego). Nigdy mi się to nie sprawdzało. Ani w tym, ani w innym systemie.

Stosuję RTM jako mój inbox - skrzynkę odbiorczą, do której wrzucam zadania ze SpeechZap. Jednak dodane w ten sposób nie mają ustawionych tagów, priorytetu ani innych przydatnych rzeczy, dlatego muszę je jeszcze przerobić po powrocie do kompa. Przypomnienie o przejrzeniu tych zadań mam w Obsidian.

Jakie zadania trzymam w RTM?

Różne.

Zadania dotyczące projektów programistycznych trzymam w Shortcut.

Wszystkie wydarzenia trzymam w kalendarzu. A wszystko inne jest negocjowalne.

Co z deadline’ami?

Zazwyczaj ich nie mam. A jeśli mam, to jest to deadline związany z wydarzeniem, np. organizacja dni otwartych w SPA.

Wtedy stosuję metodę zstępującą (nazywane z angielska backward planning), czyli zaczynam planowanie od końca, aż dojdę do pierwszych czynności do wykonania. Zazwyczaj dokładam jeszcze bufor (kilka godzin lub dni zapasu). Te pierwsze zadania wstawiam w RTM z terminem.

Do zadań takich jak przekazanie dokumentów do księgowego (np. do 10. każdego miesiąca) dodaję w RTM pole start na 5 dni przed ostatecznym terminem. Do tego dodaję przypomnienie do ukrytego kalendarza, w którym trzymam dodatkowo nieprzekraczalne terminy (taki backup).

Pole start pozwala mi na zbudowanie pewnego buforu. W RTM mam dwie listy na dzisiaj:

dzisiaj: wszystkie, które muszą się wydarzyć dzisiaj lub już są przeterminowane
dzisiaj all: wszystkie, które mają termin na dzisiaj, są już przeterminowane lub właśnie minął termin ustawiony w polu start

I najczęściej jestem w widoku dzisiaj all. To moja wersja listy minimalnej i maksymalnej, której uczyłem w kursie o produktywności.

Lista minimalna to taka, którą koniecznie muszę zrobić, bo konsekwencje będą poważne. Przydaje się zwłaszcza na czasy lekkiej depresji, kiedy energia do działania jest tak niska, że nie widzę sensu w robieniu czegokolwiek.

Obecnie na mojej liście minimum jest napisanie wpisu do serii 1 sukces dziennie.

Lista maksymalna zawiera zadania, które chciałbym i mógłbym zrobić przy dobrych wiatrach. Często się nie udaje. Ale nie biczuję się tym, bo wtedy wynika to z tego, że więcej uwagi poświęciłem czemuś innemu. A zatem albo trzeba było to zrobić (i akceptuję to) albo bardziej się przyłożyłem i jakość będzie większa (i cieszy mnie to).

Lista minimalna w RTM to rzeczy o nieprzekraczalnym terminie. Czasami również je ignoruję, bo to, że coś jest pilne, nie oznacza, że jest ważne.

To kwestionowanie bywa problematyczne, bo muszę znowu podejmować decyzje, które już raz podjąłem podczas dodawania zadania do listy.

Dlatego tak istotne jest, aby znać siebie i zadać sobie pytanie: czy wtedy, na kiedy ustawiłem ten termin, będę w stanie zająć się tym zadaniem? Czy rozsądne jest oczekiwać od siebie, że siądę do tego z wysoką energią (i kompletem informacji), aby udało się to zadanie zakończyć?

Wracając do funkcji RTM, podzadań raczej nie stosuję. Ta funkcja jest dostępna w wersji Pro, więc zazwyczaj nie umieszczam tam zadań, które warto rozbić na mniejsze.

Podzadania sugerują, że mamy do czynienia z projektem. Lepiej więc wypisać poszczególne podzadania jako osobne zadania. Ale nie wszystkie, w całym projekcie (te można rozpisać sobie po prostu na kartce papieru, albo w Obsidian). Potrzebujemy tylko tych, od których musimy zacząć.

Jeśli coś jest projektem, ma pewne etapy, czy ustalony proces realizacji (jak w przypadku projektów programistycznych), to program do zarządzania zadaniami nie będzie odpowiedni. Bardziej nada się tablica kanban z możliwością przypisywania zadań do ludzi i podziałem na etapy (np. Trello, czy Shortcut).

W RTM trzymam więc proste zadania:

pobierz wyciągi bankowe
pobierz fakturę z Google Ads
wystaw faktury za abonamenty

Jak widzisz, są to zadania, które są raczej cykliczne. I takie właśnie najczęściej trzymam w RTM. Projekty bieżące najczęściej albo trzymam tylko w Obsidian w codziennej liście zadań, albo w Shortcut.

Obsidian

Stosuję interstitial journaling w Obsidian i doskonale sprawdza mi się wtyczka Periodic Notes w połączeniu z szablonami.

Mój dzień tutaj właśnie się zaczyna (czasami nie kończy, nad czym troszkę ubolewam). Najpierw otwieram notatkę codzienną i przypinam zakładkę, żeby mi nie uciekł. Z szablonu wstawia się lista zadań na dziś: wszystkie rutyny, zadania opcjonalne i te, którymi muszę się zająć.

Potem sprawdzam co mam na dzisiaj i na ten tydzień w kalendarzu.

I uwaga! Przepisuję te zadania do Obsidian. Z godziną rozpoczęcia.

Przykładowo, widzę w kalendarzu trening na wieczór? Wpisuję 18:00 trening ju jitsu. To na wypadek, gdyby mi przyszło do głowy, żeby zająć się czymś dużym, podczas gdy mam już coś zaplanowane.

Dla zabezpieczenia mam jeszcze budzik w telefonie na 17:00 w poniedziałki: zjedz przed treningiem oraz przypomnienia z kalendarza (emailowe i na telefon) - najczęściej na godzinę, 15 minut i 5 minut przed wydarzeniem. Zdarzało mi się, że jak nie miałem tego na kilka minut przed spotkaniem online, to zapominałem się zalogować do Zooma czy Google Meet.

Kiedy mam zadania, które muszę zrobić przed spotkaniem, wpisuję je chronologicznie na liście. Moja dzienna lista w Obsidian jest posortowana wg godziny rozpoczęcia.

W tym programie trzymam też moją kolejkę publikacji za pomocą tablicy Kanban. Wplecenie tego w Obsidian ma tę zaletę, że mogę łatwo linkować do draftów artykułów i tworzyć szybkie notatki z pomysłami.

Gmail

Tutaj wpada mi całe mnóstwo różnych zadań. To jedno z podstawowych narzędzi komunikacji z klientami i podwykonawcami.

Kiedyś próbowałem to przenosić gdzieś indziej, ale Gmail ma tę zaletę, że cała konwersacja i ustalenia są w jednym miejscu.

Wpadają mi tutaj też faktury do zapłacenia, raporty do przejrzenia, inspiracje z różnych newsletterów, których subskrybuję więcej niż jestem w stanie czytać.

Stosuję tutaj kilka etykiet i filtrów, które pomagają mi zorganizować skrzynkę i jednym rzutem oka wychwycić, czy jest coś faktycznie wymagającego mojej uwagi. Wszystkie newslettery otagowuję jako INSPIRACJA i jeśli mam czas, to czytam.

Faktury, rozliczenia i inne sprawy administracyjno-księgowe przerzucam za pomocą opcji Snooze na czwartek.

Czasami dodaję sobie tutaj zadania na szybko, jeśli RTM mi się zapcha rzeczami niekoniecznie super pilnymi ani super ważnymi.

Shortcut

Tutaj trzymam zadania dotyczące projektów programistycznych, ostatnio SlowTracker i SpeechZap. Stosuję to jako prostą tablicę kanban z kilkoma etapami:

Backlog - do zrobienia kiedyś, niekoniecznie w następnej kolejności
To do - do zrobienia w następnej kolejności
In progress - zadania w trakcie.
To deploy - gotowe, zamknięte, do opublikowania.
Done - opublikowane.

Tutaj ważne, żeby tych zadań nie było za dużo. Istotą kanban jest ustawienie sobie limitu dla każdego etapu. Dzięki temu można zastosować Theory of Constraints w praktyce i wychwytywać wąskie gardła (w tym kontekście zobacz też artykuł o teorii ograniczeń w pracy twórczej).

Inne narzędzia

Wspomniałem już o tym, ale chcę to podkreślić. Stosuję jeszcze 4 narzędzia do zarządzania swoim niepokojem (i zadaniami):

spacer
medytacja
sen
sport

Spacer na zmianę z medytacją (czasem jedno po drugim, czasem o różnych porach) pozwalają mi oczyścić umysł. Zwłaszcza spacer, bo to też ruch. Intensywny wysiłek fizyczny pozwala zbić poziom kortyzolu - hormonu stresu, który wyłącza zdolność do racjonalnego myślenia i planowania.

I oczywiście sen: niewyspany staram się przetrwać dzień, zamiast wykorzystać go w pełni. Gorzej myślę i przez to podejmuję gorsze decyzje. Wyspany mniej się stresuję, czy dam radę zrobić to, co zaplanowałem.

Do snu wliczam drzemki i medytację (bo czasem mi się kimnie na siedząco 😅).

Inne metody

Wspomniałem już o planowaniu zstępującym (ang. backward planning). Dzięki temu wiem na kiedy ustawić sobie alarm w telefonie, żeby np. zjeść na 2 godziny przed treningiem, czy zacząć się pakować na samolot.

Zadania najważniejsze staram się zrobić przed południem. To jest czas, nad którym mam najwięcej spokoju, kontroli i energii (patrz Esencjalista). Dzieci wracają ok. 15 z placówek, więc potem bywa różnie. Po południu ustawiam więc rzeczy, które mogą być zrobione, ale nie muszą.

Timeboxing: wszystkie przelewy i sprawy księgowe przerzucam na czwartek. W Gmail ustawiam Snooze i w ten sposób przekładam na później.

Tutaj warto uważać na pułapkę: jeśli będę ukrywał zadania przed sobą, to gdy tylko wyskoczą ponownie, będę czuł presję, by coś z tym znowu zrobić. Najczęściej przekładam je po raz kolejny. W ten sposób wielokrotnie przekładałem coś, czym może zająłbym się wcześniej, ale ponieważ nie miałem tego przed oczami, to się tym nie zająłem.

Dlatego najczęściej nie ukrywam tych zadań. Niech się gromadzą. Trochę rośnie niepokój i poczucie przytłoczenia, ale wtedy częściej udaje mi się zakończyć te zadania, bo znajduję wreszcie termin, w którym mogę się nimi zająć.

Nauczyłem się tego z książki Po pierwsze zysk. (Autor porównał przepływ pieniędzy do systemu krwionośnego, który ma swój puls. Dlatego sugerował zajmować się finansami - w tym robić przelewy - w wyznaczonych dniach.)

I kiedy gromadzę wszystkie takie drobne zadania na jeden dzień, to zauważyłem u siebie ciekawy efekt: wpadam we flow (albo w szał, jak kto woli).

Na początku siadam do roboty z niską energią. Po 15 minutach rozkręcam się. Zakańczanie zadań działa motywująco, dlatego z każdym odhaczonym drobnym zadaniem nabieram prędkości.

Czasem tak się rozpędzam, że z powodu tej inercji kończę w niesamowitym tempie wszystkie te drobne zadania i robię jeszcze wiele ponad to, co miałem na liście: łapię się za denerwujące mnie domowe uciążliwości, jak zatkany kran, czy montaż brakującego uchwytu.

Jeśli nie uda mi się zacząć albo skończyć w czwartek, to przesuwam na piątek.

Takie dni są mega produktywne, podczas gdy dni, w których rozpraszam się tymi drobnymi rzeczami, są frustrujące.

Dlatego staram się nie planować niczego na czwartki. Nie planuję też niczego na poniedziałki. Lubię zaczynać tydzień na swoich warunkach. Spotkania poniedziałkowe najczęściej kończą się tym, że tydzień mi się rozwala kompletnie i nie jestem w stanie zrobić ważnych dla mnie rzeczy. Pilne zwycięża.

Podsumowanie

Czy ten system jest idealny? Nie jest. Może mógłby być prostszy i bardziej skuteczny. Moja produktywność raczej opiera się o znajomość siebie, łagodne przypomnienia oraz uważność, dającą wgląd w bieżące potrzeby i cele.

Kiedy angażuję się w jakiś projekt, to wchodzę w niego bez kompromisów. Idę na całość i czasem pracuję po kilkanaście godzin na dobę. Mam kilka stałych nawyków, tak jak poranne ćwiczenia i pisanie. Ale poza tym wszystkie inne sprawy, jeśli nie dotyczą bieżącego projektu, mogą nie istnieć.

Czy wywołuje to niepokój? Czasami tak. Maile zaczynają piętrzyć się jak stosy nieschowanych do szafy, wypranych i wysuszonych ubrań. RTM czerwienieje. Jednak godzę się na to i świadomie (choć nie celowo) czekam z niektórymi rzeczami do ostatniej chwili.

Co prawda zawsze mi powtarzali, żeby tego nie robić, ale to kwestia rozpisania sobie rzeczy na macierzy Eisenhowera i zrozumienia co jest naprawdę ważne.

Dla mnie kończenie projektów jest bardzo istotne. Wszystkie obowiązki administracyjne zazwyczaj można zostawić na później. Specjalnie zostawiam sobie na nie więcej przestrzeni (np. wysłanie dokumentów do księgowego zaczynam 5. dnia miesiąca, a w kalendarzu trzymam jak najmniej wydarzeń).

Dzięki tej przestrzeni mogę zająć się sprawami wcześniej, zanim wpadnę w twórczy szał 😉 albo właśnie sobie na niego pozwolić. To daje mi satysfakcjonującą wolność.

Mniej, znaczy więcej.